Informativa privacy — KasaKraken, l'area soci
Ai sensi degli artt. 13 e 14 GDPR. Integra l'Informativa generale di Kraken APS.
Versione 1.0
del 08/09/2026.
1. Chi siamo
Associazione Kraken APS, Via Oliviero Frosali 20, 50019 Sesto Fiorentino (FI), C.F. 94286040483 — info@krakengdr.it — PEC presidente@pec.krakengdr.it. Referente: il Presidente. Le parole «accordo con te», «obbligo di legge», «interesse legittimo» e «consenso» sono spiegate nell'Informativa generale, §3.
2. Che cos'è KasaKraken
È lo strumento con cui l'associazione gestisce la domanda di ammissione, il libro degli associati, le quote, le iscrizioni a sessioni, eventi e aperture della sede, il registro dei volontari, le comunicazioni istituzionali e il percorso di riconoscimento dei volontari («gamification»). La usano soci, aspiranti soci, master e organizzatori, Consiglio Direttivo e segreteria.
3. Cosa raccogliamo e perché
| Quando | Quali dati | Perché | Base |
|---|---|---|---|
| Crei un account | Nome, email, nick, password (salvata in forma cifrata: nemmeno noi possiamo leggerla); dichiarazione di avere almeno 14 anni; data, ora e indirizzo IP della registrazione e della presa visione di questa informativa | Darti accesso e provare che hai letto l'informativa | Accordo con te |
| Colleghi la tua tessera | Codice fiscale ed email, confrontati con l'anagrafica | Collegare l'account alla tua posizione di socio | Accordo con te |
| Presenti la domanda di ammissione | Nome, cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale, residenza, email, cellulare; come vorresti partecipare; le dichiarazioni statutarie che accetti; copia del documento d'identità (§5); data, ora, IP e copia PDF della domanda con impronta digitale | Permettere al Consiglio di decidere entro i termini dello statuto (art. 7) e del Codice del Terzo settore (art. 23), provare chi ha presentato la domanda e cosa ha accettato, iscriverti nel libro dei soci | Accordo con te; obbligo di legge |
| Sei socio | Periodo associativo e sua cessazione con motivo (recesso, decadenza per morosità, esclusione); quote dovute e versate; cariche; comunicazioni inviate; storico delle modifiche ai tuoi dati | Tenere il libro dei soci; gestire quote, morosità e convocazioni come prevede lo statuto (artt. 8-9, 13) | Accordo con te; obbligo di legge |
| Sei volontario | Dati anagrafici, residenza, date e ore di attività | Tenere il registro dei volontari previsto dalla legge e assicurarti | Accordo con te; obbligo di legge (art. 17-18 Codice del Terzo settore) |
| Ti iscrivi a sessioni, eventi, aperture | Iscrizioni, presenze, proposte di eventi | Organizzare le attività; far sapere al master chi partecipa | Accordo con te |
| Fai il master o l'organizzatore | Il tuo nome accanto alle sessioni che conduci, pubblicato con titolo, sistema e posti sul canale Telegram pubblico; dal profilo puoi chiedere che compaia solo il tuo nick, in ogni momento | Far conoscere le sessioni presentando chi le conduce | Accordo con te (annuncio); interesse legittimo (nome), con diritto di opporti |
| Partecipi al percorso volontari | Contributi (sessioni condotte, aperture, ore), punteggi, livelli, badge; scelta di non comparire nella bacheca | Riconoscere il contributo; mostrare obiettivi collettivi anonimi al pubblico e riconoscimenti individuali ai soli soci autenticati | Accordo con te — nessuna classifica pubblica individuale, nessun effetto sui tuoi diritti di socio |
| Chiedi di esaminare i libri sociali | Richiesta, data, esito | Esercizio del tuo diritto statutario | Accordo con te |
| Ricevi email | Destinatario e oggetto delle comunicazioni inviate | Convocazioni, solleciti, notifiche, reset password: sono comunicazioni istituzionali previste dallo statuto e non hanno disiscrizione; le notifiche facoltative si disattivano dal profilo | Accordo con te |
| Usi l'applicazione | IP, data e ora, azioni compiute; tentativi di accesso | Sicurezza e tracciabilità | Interesse legittimo |
Dati che non ci dai direttamente. Se sei minorenne, li fornisce il genitore che sottoscrive la domanda; i dati per il tesseramento sono comunicati all'ente affiliante (v. §4).
Se non ci dai i dati. Nome, email e password sono necessari per l'account; i dati anagrafici e il codice fiscale per diventare socio: senza, non possiamo dare seguito. Il consenso alle immagini e la scelta di pubblicare il nome sono facoltativi.
Dati particolari. Non ne chiediamo. Il campo «note» della tua scheda è riservato ad annotazioni organizzative e la segreteria è istruita a non scriverci informazioni sulla salute o simili.
4. Chi vede i tuoi dati
Dentro l'associazione: il Consiglio Direttivo, il Segretario e la segreteria vedono l'anagrafica e le domande; i master vedono nome, nick ed email mascherata degli iscritti alle proprie sessioni e hanno accettato istruzioni scritte sull'uso di questi dati; gli altri soci autenticati vedono il tuo nome o nick nelle attività comuni e, se non hai scelto di non comparire, nella bacheca dei volontari.
Fornitori che lavorano per noi (responsabili del trattamento): Aruba S.p.A. (server, database e backup, in Italia); Google Ireland Ltd (invio delle email dell'applicazione; archivio del Consiglio su Google Drive).
Altri destinatari: l'ente affiliante, a cui comunichiamo i dati necessari al tesseramento e all'assicurazione (v. Informativa generale, §7); PayPal se paghi la quota online (ti indirizziamo al suo sito, non riceviamo i dati della tua carta; la quota non è una donazione e non genera ricevuta fiscale); il pubblico, limitatamente agli annunci delle sessioni su Telegram (titolo, sistema, posti, nome o nick del master).
Trasferimenti fuori dall'UE: solo tramite Google, con le Clausole Contrattuali Standard incorporate nel suo Data Processing Addendum (cloud.google.com/terms/data-processing-addendum) e l'adesione al Data Privacy Framework; su richiesta ti forniamo copia delle garanzie.
5. Il documento d'identità
Nella domanda digitale carichi la copia del documento d'identità di chi la sottoscrive (tu, o il genitore se sei minorenne). Serve a una cosa sola: verificare che la domanda venga davvero da te, perché la firmi con un semplice clic e non con una firma digitale. Il file è cifrato con una chiave separata da quella dei dati, è visibile solo al Segretario, alla segreteria e al Consiglio e ogni volta che qualcuno lo apre resta traccia: puoi chiederci chi lo ha visto. Non può essere scaricato né inviato per email ed è escluso dalle copie di sicurezza non cifrate. Viene cancellato 12 mesi dopo la fine del rapporto associativo; della cancellazione resta traccia.
6. Se hai meno di 18 anni
Hai tra 14 e 17 anni? Puoi creare il tuo account da solo (abbiamo scelto i 14 anni in linea con l'età fissata dalla legge italiana per il consenso dei minori ai servizi online). Per diventare socio, però, la domanda la sottoscrive con te un genitore, che la presenta in tua rappresentanza e risponde per te verso l'associazione, per esempio per la quota (statuto art. 7). Hai meno di 14 anni? Non puoi avere un account tuo: chiedi a un genitore di iscriverti dal suo. Le tue foto. Nessuno pubblica una tua foto senza che un genitore abbia detto sì per iscritto; se cambiate idea, la togliamo. I tuoi dati. Li vedono solo il Consiglio e la segreteria, non gli altri ragazzi. Se vuoi sapere cosa abbiamo su di te o cancellare qualcosa, scrivi tu stesso a info@krakengdr.it: ti rispondiamo e, se serve, coinvolgiamo un genitore. Diventato maggiorenne, acquisti il diritto di voto alla prima Assemblea utile e i dati del tuo genitore nel database vengono ridotti al solo nome.
Per il genitore. Raccogliamo i tuoi dati (nome, cognome, codice fiscale, contatti, documento d'identità) perché sei tu a sottoscrivere la domanda per tuo figlio/a e a rispondere delle sue obbligazioni (statuto art. 7; artt. 316 e 320 c.c.). Base: l'accordo associativo che concludi in rappresentanza del minore. Nel database li conserviamo finché tuo figlio/a è minorenne, poi manteniamo solo il tuo nome; restano nella domanda conservata come documento (§7). Il tuo documento d'identità è cancellato quando tuo figlio/a diventa maggiorenne o 12 mesi dopo la fine del rapporto, se prima. Ti scriveremo per quote, convocazioni e comunicazioni che riguardano il minore. Hai i diritti indicati al §8. Il consenso alla pubblicazione di immagini del minore è facoltativo, separato e revocabile.
7. Per quanto tempo
| Dati | Per quanto |
|---|---|
| Libro degli associati (nome, cognome, nascita, date e motivo di iscrizione e cessazione) | Per tutta la vita dell'associazione |
| Domanda di ammissione e dichiarazioni accettate | Durata del rapporto + 10 anni |
| Domande rigettate o ritirate | 24 mesi |
| Copia del documento d'identità | Durata del rapporto + 12 mesi |
| Dati del genitore | Nel database fino alla maggiore età del socio, poi solo il nome |
| Contatti, iscrizioni, presenze, riconoscimenti del socio cessato | Resi anonimi entro 12 mesi dalla cessazione |
| Storico delle modifiche ai tuoi dati | 24 mesi |
| Account mai collegato a un socio e inattivo | 12 mesi, poi cancellato |
| Log di sicurezza e IP | 12 mesi (tentativi di accesso 30 giorni; token 7 giorni); le registrazioni di presa visione e di consultazione del documento restano per la durata del rapporto |
| Copie di sicurezza | Fino a 12 mesi |
8. I tuoi diritti
Puoi chiederci di vedere i tuoi dati e averne copia, correggerli, cancellarli, sospenderne l'uso, averne una copia da portare altrove, revocare i consensi. Diritto di opposizione: puoi opporti ai trattamenti basati sul nostro interesse legittimo (log di sicurezza; pubblicazione del tuo nome negli annunci delle sessioni, che puoi sostituire con il nick direttamente dal profilo). Dal profilo correggi i contatti e cambi password; puoi chiederci l'esportazione dei tuoi dati e la cancellazione dell'account. Finché sei socio, e per il tempo in cui la legge ci obbliga a conservarli, i dati del libro soci e della contabilità non possono essere cancellati. Scrivi a info@krakengdr.it o alla PEC: rispondiamo entro un mese (prorogabile di due, avvisandoti). Reclamo: Garante per la protezione dei dati personali, www.garanteprivacy.it.
9. Decisioni automatizzate
Nessuna: ammissione, decadenza e ogni altra decisione che ti riguarda sono prese dalle persone del Consiglio. I punteggi del percorso volontari sono riconoscimenti, non decisioni.
10. Cookie
Un solo cookie, tecnico, che serve a riconoscerti dopo il login e a proteggerti da abusi; sparisce quando chiudi il browser o dopo 30 minuti di inattività. Nel browser restano alcune preferenze di interfaccia (tour completato, invito a installare l'app) create solo da una tua azione. Nessun cookie di profilazione né strumenti di terzi: per questo non c'è un banner. Dettagli nella Cookie policy.